Jak zarządzać pieniędzmi przy nieregularnych dochodach

W wielu blogach finansowych świat jest prosty: co miesiąc spora pensja z korpo, a więc znane z gry dochody, do tego budżet domowy, a więc znane z góry wydatki, ergo: spora nadwyżka, a więc odkładamy i inwestujemy. Piękne. Mniej pięknie jest, gdy dochody są nieregularne i człowiek nigdy nie wie, ile zarobi w danym miesiącu. Miesiące bywają raz tłuste, raz chude – tak ma większość freelancerów i nanoprzedsiębiorców. Jak w takich warunkach mądrze zarządzać pieniędzmi? 

Kiedyś tego nie wiedziałem, ba, nawet się nad tym nie zastanawiałem, a skutki spłacam do dziś i jeszcze parę lat pospłacam, bo zamiast liczyć – pożyczałem, każdorazowo licząc na to, że następny miesiąc będzie lepszy.

Teraz już wiem i stosuję w praktyce. Tegoroczne rozliczenie PIT było dla mnie miłą niespodzianką. Dlaczego? Bo ilekroć w zeszłym roku zarobiłem jakieś pieniądze, od których nie musiałem odprowadzać zaliczki do US, odkładałem 18% przychodu na osobnym koncie. Chciałem mieć pieniądze na podatek, który musiałbym zapłacić do 30 kwietnia br. Dzięki kwocie wolnej od podatku okazało się, że nie jestem winien fiskusowi ani grosza. Zyskałem więc ładnych kilka stów. Już je zainwestowałem – niech pieniądz rodzi pieniądz.

Za kilka lat założę jeszcze na jakiś czas firmę, żeby podpompować nieco ZUS-owską jałmużnę. Mam do niej przecież coraz bliżej. Jestem spokojny o to, że nie skończy tak, jak poprzednia, bo mam już i wiedzę, i nawyki niezbędne do właściwego gospodarowania nieregularnymi przychodami.

Jak zarządzać pieniędzmi przy nieregularnych dochodach. Finanse freelancera

Dwie żelazne zasady przy nieregularnych dochodach

Kto śpi spokojnie, bo wie, że określonego dnia miesiąca korpo przeleje na jego konto określoną sumę, ten błogosławiony. Jeśli jednak nie wiadomo, ile w ciągu miesiąca zarobimy, konieczne są dwie żelazne zasady.

ZASADA NR 1: niezbędna rezerwa finansowa jeszcze przed rozpoczęciem samodzielnej działalności.

Najlepiej, gdy są to oszczędności, a właściwie pewna ich część przeznaczona do roli poduszki lub funduszu bezpieczeństwa. Jakaś konkretne kwota, np. trzy-cztery tysiące złotych, które pozwolą opłacić wszystko, co opłacić trzeba i to nawet po bardzo trudnym miesiącu albo dwóch. Jeśli jest to działalność gospodarcza, to będzie to z pewnością ZUS, może VAT, no i zaliczka na podatek dochodowy. Ewentualnie także biuro rachunkowe lub księgowość, może wirtualne biuro (kto płaci za rok z góry, ten niech co miesiąc odkłada 1/12 rocznego abonamentu). Rzecz jasna, musi też wystarczyć na życie, jeśli pensja, o której mowa będzie za chwilę, okaże się za niska, by się za nią utrzymać.

Jeśli oszczędności nie ma, rolę rezerwy może odgrywać np. konto osobiste z linią kredytową. Karta kredytowa się nie sprawdzi, bo można się nią poratować tylko na zakupach w sklepach. Gdy trzeba wykonać przelew, taka operacja przy użyciu karty kosztuje i jest dość kłopotliwa.

Pożyczka jest jednak wariantem zdecydowanie złym i polecałbym ją tylko wtedy, gdy istnieje pewność, że dzięki wysokim zarobkom szybko da się ją spłacić i zastąpić oszczędnościami.

ZASADA NR 2: rozdzielenie pieniędzy firmowych lub „firmowych” od prywatnych. 

Bez względu na to, czy jest to zarejestrowana działalność gospodarcza, praca na umowy zlecenia lub o dzieło czy działalność bezrejestrowa, nie wolno czerpać z bieżących przychodów „na życie”. Najpierw trzeba zarobić i odłożyć pieniądze na opłaty. Dopiero po zakończeniu miesiąca wypłacić sobie pensję z tego, co zostało. Za co żyć do tej pory? Patrz punkt wyżej. Oczywiście wspomnianą tam rezerwę trzeba na bieżąco odbudowywać, jeśli została nadszarpnięta.

Wiedz, ile musisz zarobić

Tego też nauczyło mnie życie. Czasem mam „flow” i zapier..lam jak ruska torpeda, a czasem jestem jak piłka, z której spuszczono powietrze. Nic mi się wtedy nie chce, nie mam siły do pracy, muszę sobie zrobić dzień przerwy. To konieczne, bo moja praca ma charakter kreatywny. Tu nie da się siłą mięśni lub poprzez zaciskanie zębów wydusić z siebie pomysłu. Przynajmniej ja tak mam.

Co z tego wynika? No cóż, muszę wiedzieć, jakie jest absolutne minimum, które muszę wypracować w ciągu miesiąca, choćby gwoździe z nieba leciały. Wiem to dzięki prowadzonemu na bieżąco spisowi wydatków. 

Śledzę na bieżąco, jak mi to zarabianie idzie, choć to już nie takie proste. Moje dochody pochodzą z dwóch głównych źródeł:

W obu wypadkach znam na bieżąco zarabiane kwoty brutto, ale te są przecież w pewnym sensie wirtualne. Moje dwie „pensje” zostaną pomniejszone o koszty inkubatora, VAT (w inkubatorze) oraz zaliczki na podatek dochodowy. Mam zatem arkusz kalkulacyjny, który na bieżąco oblicza mi, ile przy bieżących wpływach wyniesie mój dochód netto. To nieoceniona pomoc w budżetowaniu.

Gdybym prowadził dodatkowo działalność nierejestrowaną (nie prowadzę tylko dlatego, że mi nie wolno, a nie wolno, ponieważ w ciągu ostatnich pięciu lat prowadziłem działalność gospodarczą i za to ekipa dobrej zmiany mnie ustawowo karze zakazem), to od każdego przychodu odprowadzałbym natychmiast 18% na osobne konto, żeby mieć z czego w przyszłym roku zapłacić podatek od tych dochodów.

Co mi to wszystko daje?

Wiem, kiedy mogę zwolnić i odsapnąć, a kiedy muszę nadrobić, bo zapowiada się, że będzie cienko-cienko.

Finanse w jednoosobowej firmie

Jednoosobowa działalność gospodarcza – jak tu zarządzać pieniędzmi?

Powiedziałbym, że przede wszystkim:

ZASADA NR 3: zakładaj firmę, a więc rejestruj działalność gospodarczą tylko wtedy, gdy masz absolutną pewność, że wystarczy Ci na duży ZUS, a po opłaceniu podatków również na rozwój firmy i na życie. Jeśli tej pewności nie ma – na własną firmę jest za wcześnie. Jej założenie na zasadzie „jakoś to będzie” najprawdopodobniej skończy się plajtą i długami.

Napisałem „na duży ZUS” celowo. Takie założenie należy przyjąć także wtedy, jeśli przez pierwsze lata przysługuje nam mały. To się przecież kiedyś skończy – co wtedy? Dodatkowo: przecież składki na ZUS rosną z roku na rok.

Nie prowadzę teraz działalności gospodarczej, ale gdy ją wznowię, natychmiast założę

Dwa subkonta

Pierwsze – na ZUS

Drugie – na podatek dochodowy

(Trzecie – na VAT, niezależnie od split payment)

Mam zamiar nie być VAT-owcem, a więc korzystać z podmiotowego zwolnienia z VAT, więc wystarczą mi dwa pierwsze. O co tu chodzi?

ZUS i podatki to opłaty, na które w żadnym wypadku nie może przedsiębiorcy zabraknąć, bo to rodzi nie tylko długi, ale i kłopoty.  Te dwa worki bez dna trzeba więc zapełniać na bieżąco. Czyli:

Zarabiam 100 zł + VAT, a więc na rachunek firmowy wpływają 123 złote. Natychmiast:

  • odprowadzam 23 złote na subkonto „VAT” (chyba że wredny kontrahent sam to zrobił, fundując mi split payment);
  • przelewam 18 złotych na subkonto „podatek dochodowy”;
  • resztę przelewam na subkonto „ZUS”, o ile nie ma na nim jeszcze pełnej wysokości składek na przyszły miesiąc.

Oczywiście mogę z tego ostatniego podpunktu zrezygnować i pozostawić resztę na rachunku firmowym. To możliwe, jeżeli mam na tyle dyscypliny wewnętrznej, by go nie tykać. Skończy się tusz do drukarki? Korzystam z rezerwy, o której była mowa na początku, i kupuję.

Wiem, VAT i zaliczka na podatek dochodowy będą niższe, jeśli kupię ten tusz do drukarki „na firmę”, bo co nieco będzie wtedy do odliczenia, ale niech to będzie miła niespodzianka na koniec miesiąca.

Minął miesiąc – czas na pensję

Skoro mam odłożone pieniądze na ZUS i podatki, mogę z reszty pieniędzy na firmowym koncie wypłacić sobie pensję. Jeżeli korzystałem z rezerwy, oczywiście spłacam ten dług, nawet jeśli zaciągnąłem go sam u siebie.

A z pensją postępuję już tak, jak wszyscy rozsądni ludzie: zgodnie z pseudobudżetem wynikającym ze spisu wydatków.

Podsumowanie:

Na samodzielną, nieetatową pracę mogą sobie pozwolić tylko ci, którzy na pewno zarobią dzięki niej tyle, że wystarczy. Kto chce założyć firmę, musi uwzględnić w budżecie składki na ZUS i inne koszty, takie jak księgowość, lokal lub wirtualne biuro. Kto nie ma pewności, że zarobi tyle samodzielnie, niech szuka etatu. Trudno. Można pracować na etacie i przygotowywać się do pójścia na swoje, pozyskując klientów w ramach legalnej działalności bezrejestrowej.

Należy bezwzględnie oddzielać pieniądze firmowe (lub „firmowe”) od prywatnych i raz w miesiącu wypłacać sobie wynagrodzenie, ale dopiero po odłożeniu kwot odpowiadających kosztom należnym z tytułu prowadzenia działalności, jeśli takowe występują.

To oczywiście mój model. Nie piszę tego wszystkiego z pozycji przemądrzałego guru, który wie wszystko i „naucza” z piedestału. Po prostu ja tak robię (lub będę robił po wznowieniu działalności gospodarczej) i polecam to Tobie.

Przynajmniej do rozważenia.

A Ty? Jak gospodarujesz pieniędzmi, pracując na własny rachunek? Czekam na Twój komentarz.

Twoi znajomi też by to chętnie przeczytali...